Introduction
Il existe bon nombre de sujets traitant de la BA sur Internet et en librairie. Alors, cet article et ceux qui lui sont liés, ne va pas expliquer ce qu’est la BA, mais plutôt d’en extraire l’essentiel. Sorte de guide résumant les grandes étapes d’un projet, de déterminer ce qui compte vraiment et où la BA peut apporter son lot de techniques et de méthodes dans le but d’améliorer la prise de décision.
D’où vient la BA ?
La BA n’est pas une nouvelle profession qui a vu le jour avec l’essor du tout numérique. Au contraire, ses techniques et méthodes sont utilisées dans la gestion de projet depuis plusieurs décennies. Les personnes travaillant comme BA sont souvent des informaticiens ou logisticiens qui portent des titres comme “Analyste métier”, “Consultant”, ou encore “Coordinateur”. Rien de nouveau sous le soleil, donc, sauf que toutes ces professions ont maintenant le mérite de porter un nom que plus en plus d’entreprises reconnaissent. C’est l’IIBA (International Institute of Business Analysis), qui l’a créé en 2005. Autant dire que le titre n’est pas très vieux et qu’il commence à faire parler de lui en Europe.
Quelle est l’utilité de la BA ?
Elle permet aux entreprises de :
- Résoudre des problèmes.
- De profiter de nouvelles opportunités.
- D’améliorer leur rentabilité en analysant les processus existants.
- D’assurer la liaison entre les différentes parties prenantes.
- De proposer des solutions qui permettront d’atteindre les buts fixés.
La BA n’est pas une trousse magique. Rien n’est ni blanc, ni noir. Tout dépend de la situation, sera la meilleure réponse qu’un BA pourra donner. Néanmoins, pour effectuer un diagnostique, le BA va utiliser des techniques et des méthodes d’analyses.
Quelques points essentiels pour débuter une analyse métier
Initier un projet
Un projet commence toujours pas l’écriture d’une charte ou une feuille de route qui va contenir les objectifs à atteindre et d’autres informations utiles. C’est le fil rouge du projet.
Identifier le problème de base (root cause)
Une des premières tâches à la charge du BA est de déterminer le problème de base. Qu’il s’agisse d’un problème dans un processus, d’un logiciel informatique qui ne répond pas aux attentes ou de la nouvelle opportunité d’un client, le BA va devoir trouver la cause principale (en anglais, on appelle ça, la “root cause”).
Une bonne technique est d’utiliser une représentation comme le diagramme “fishbone” pour identifier le problème principale.
Identifier les besoins
Une autre tâche du BA sera de déterminer ce qui pousse une entreprise à mettre en œuvre un projet et de savoir si poursuivre dans cette idée est une bonne décision. Pour se faire, le BA va utiliser des techniques d’élicitations pour communiquer avec les différentes parties prenantes au projet. Ces dernières peuvent être le comité directeur, les employés, une société externe, un fournisseur, etc …
Cadrer un projet
Tous les chefs de projets le diront. Les projets dépassent souvent les délais et font exploser les budgets. Pour éviter cela, il existe des techniques de cadrage qui permettent de bien structurer un projet et d’éviter les dérives. En anglais, le terme approprié est “project’s creep”).
Écrire les exigences et dessiner les schémas appropriés
Définir les besoins d’un entreprise n’est pas suffisant pour permettre à un projet de prendre vie. Une exigence, c’est la décision d’entreprendre une action pour couvrir le besoin et ainsi d’atteindre un objectif. Écrire une exigence avec des mots simples que tout le monde comprend, n’est pas une mince affaire.
Les exigences sont souvent accompagnés avec des diagrammes pour appuyer leurs compréhensions.
Recommander une solution (Le business case)
Dès la prise en main d’un nouveau projet, on effectue une analyse des opportunités possibles. On appelle ceci en anglais un “Business case”. Ce dossier doit permettre de justifier en temps et en argent la faisabilité du projet. Le “Business case” se doit de proposer plusieurs solutions possibles à une opportunité et en recommander la meilleure. Attention de ne pas confondre le “Business case” avec le “Business plan”, qui lui, est une vision globale qu’une entreprise pense avoir sur le long terme.
Mettre en œuvre, tester et maintenir la solution
La dernière étape d’un projet est sa mise en œuvre. Une des tâches du BA va être de penser la planification de cette mise en oeuvre, la transition entre l’ancienne et la nouvelle mouture ainsi que sa maintenance. Il peut aussi être amener à prévoir un plan de formation, voir de donner les cours de formation lui-même.
Conclusion
Vous l’aurez compris, la Business analyse n’a rien inventé de nouveau, mais essaie d’apporter un peu de structure dans la gestion de projets. La Business analyse est surtout une affaire de lecture de documents, d’analyse bien entendu, et de recherche d’informations. Le BA aura la lourde tâche de poser les bonnes questions aux parties prenantes pour comprendre les processus métiers, de les présenter et de les communiquer à un groupe de personnes qui décidera de la poursuite d’un projet ou pas.
La suite des publications sur le sujet de la Business a été découpée en plusieurs sujets. Le suivant va traiter de la planification d’un projet.
